23 January 2019   | 0
Enabling Digital

RPA: kwaliteitsinjectie voor publieke sector

RPA: kwaliteitsinjectie voor publieke sector

De inzet van software-robots in overheidsorganisaties leidt tot foutloze processen, meer efficiëntie en betere inzet van menselijke capaciteiten.

Organisaties in zowel de publieke als private sector ontdekken de waarde van Robotic Process Automation (RPA) voor hun eigen werkprocessen. Het automatiseren van repetitieve en rule-based processen door middel van software-robots brengt vaak een grote efficiëntieslag teweeg. Maar vooral betekent de implementatie van RPA dat organisaties waardevolle menselijke capaciteiten vrijmaken en hun medewerkers in staat stellen hun kennis en vaardigheden beter te benutten. En, last but not least, is het verlagen van het aantal administratieve fouten een belangrijke reden om voor RPA te kiezen.

Einde aan ‘copy-paste’-werk

Ook in de publieke sector bestaat veel werk uit het in- en uitvoeren van data met verschillende informatiesystemen. Het personeel dat hiermee werkt is hier doorgaans zeer bedreven in, maar áls er eens iets misgaat, kunnen op verschillende punten fouten gemaakt worden. Bij het uitvoeren van een publieke taak kan dit er bijvoorbeeld toe leiden dat afval niet goed opgehaald wordt in een wijk. Dit is nog vrij onschuldig, maar met een beetje fantasie komt u gerust op situaties die een veel ernstiger karakter hebben. Voor organisaties die afhankelijk zijn van het verantwoordelijkheidsgevoel en de alertheid van hun werknemers, zijn software-robots een goede en welkome oplossing. Een software-robot is – naast 24/7 beschikbaar – immers op ieder moment van de dag even ‘scherp’. Zij kunnen ervoor zorgen dat processen sneller en uiteindelijk ook foutloos verlopen. Dat laatste is misschien nog wel het belangrijkste, omdat publieke organisaties vaak een zeer gevoelig takenpakket hebben, waarbij fouten soms grote (maatschappelijke) gevolgen kunnen hebben.

Fujitsu helpt klanten in de publieke sector bij het vinden van de plekken waar RPA het meest kan betekenen. In veel van deze organisaties werken mensen die aangenomen zijn om bepaalde taken uit te voeren, maar in de praktijk soms wel tot 70 procent van hun tijd bezig zijn met werk dat in feite neerkomt op het kopiëren en plakken van gegevens. Deze ‘swivel chair automation’ is zonde van de tijd en vooral de capaciteiten van deze mensen. Op de achtergrond speelt ook de ambitie van een digitale overheid. In de Algemene Wet van Bestuur uit 2013 is duidelijk omschreven dat men wil werken aan de digitalisering van het contact met de meer betrokken burger en een grotere mate van transparantie vanuit de overheid. Een digitale overheid die dat contact dan niet op orde heeft, spant het paard achter de wagen.

Elk traject begint met een schets

Het implementeren van RPA in publieke organisaties begint in feite altijd met het samenbrengen van stakeholders en het doorlopen van het bedrijfsproces. Op basis van procestekeningen wordt de structuur van het werk inzichtelijk en is het mogelijk kritieke punten te identificeren. Vanuit de eigen IT-achtergrond ligt een meerwaarde van Fujitsu in het feit dat het bedrijf een gedegen gesprekspartner is voor zowel de IT als de business. Dit houdt in dat ook IT-architecten en -beheerders een rol krijgen in het gesprek en leren wat zij kunnen doen om de business te helpen. De implementatie en het beheer van software robots loopt zo veel soepeler en is voor de lange termijn op orde.

Hierna ontstaat een Proof of Value, waarbij er op basis van de use case gekozen kan worden uit verschillende oplossingen. Fujitsu beschikt over capaciteiten met betrekking tot een veelvoud aan technologische oplossingen en aanbieders, waaronder UiPath, Blue Prism, Automation Anywhere en Kofax Kapow. Wij constateren overigens dat niet ieder product geschikt is voor elke use case of specifieke klant. Er zijn bijvoorbeeld verschillen in licentiemodellen, maar ook in de manier waarop zij gebruikt worden. Dit varieert van oplossingen die een bepaald kennisniveau vergen op het gebied van programmeren tot oplossingen die ook zonder codeerkennis toe te passen zijn.

Vaak worden in de voorbereidingsfase al verschillende use cases gevonden. Na het succesvol implementeren van – en opdoen van kennis met – de Proof of Value voor één of enkele processen, is het tijd om te kijken naar mogelijkheden voor opschalen. In een organisatie met honderden mensen die grotendeels bezig zijn met handmatig, repetitief werk, kan dit het inzetten van een groot aantal RPA-resources betekenen. In veel gevallen zijn de eigen medewerkers in staat de software robots zelf te configureren en implementeren.

Zorgvuldig te werk

De inzet van RPA in publieke organisaties vraagt om een groot verantwoordelijkheidsgevoel en een goede ondersteuning. Zaken als cybersecurity, bescherming van persoonsgegevens en het waarborgen van de continuïteit van processen vereisen een zorgvuldige benadering. Fujitsu neemt hierin haar verantwoordelijkheid. Als gesprekspartner voor zowel de business als IT, is ons uitgangspunt om open en eerlijk te communiceren over de consequenties van de nieuwe werkwijze. Alleen door in gesprek te blijven en aandacht te besteden aan de zorgen die leven binnen de organisatie is het mogelijk een software-robot echt te laten ‘landen’. In de praktijk blijkt dat door het administratief ontlasten van mensen, dankzij de inzet van RPA, de kwaliteit van afdelingen en het plezier in het dagelijkse werk aanzienlijk omhoog gaan.

Meer weten over Fujitsu en Robotic Process Automation? Lees een andere blog over RPA of neem een kijkje op www.fujitsu-nieuws.nl/thema-s/enabling-digital.

Door deze site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring te bieden. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen. Wij gebruiken cookies van Google Analytics om het bezoekersgedrag te analyseren teneinde de gebruikerservaring te verbeteren. Deze gegevens zijn niet naar u persoonlijk te herleiden.

Sluiten