23 April 2021   | 0
Werkplek

Van werkplek naar clubhuis, de post-corona werkplek

Van werkplek naar clubhuis, de post-corona werkplek

De digitale werkplek leek in maart 2020 een noodoplossing, maar door de pandemie beseffen bedrijven dat de post-corona werkplek niet meer zal zijn wat het ooit was. Uit onderzoek van Fujitsu blijkt dat thuiswerken ‘here to stay’ is, waarbij onder andere automatisering en AI een grotere rol gaan spelen.

Tijdens de virtual roundtable ‘Van werkplek naar clubhuis’, die op 20 april georganiseerd werd door Flevum en Fujitsu, gingen IT-verantwoordelijken van uiteenlopende organisaties inhoudelijk met elkaar in gesprek over de toekomst van hun werkplek. Naar aanleiding van presentaties van Theo Wakkermans (Head of CTO, Service Portfolio & Innovation bij Fujitsu) en gastspreker Johan Sturm (Head of Continuity & Stability en CISO bij Robeco) was er ruimschoots de tijd om ervaringen uit te wisselen tussen de deelnemers.  Met het thema Work Life Shift geeft Fujitsu al invulling voor de werkplek van de toekomst, met een breed portfolio van oplossingen. Hierin staan 3 facetten centraal: slimmer werken, een grenzeloos kantoor & continue cultuurverandering ter verbetering van de end user experience. Belangrijke onderwerpen die bij Robeco ook centraal staan.

Bijna iedereen werkt met Teams
Hoe verloopt het samenwerken tot nu toe? Welke nieuwe manieren van samenwerken zijn er geïntroduceerd en hoe gaat men hiermee om? Deze vragen kwamen voorbij tijdens het discussiedeel. Opvallend is dat vrijwel overal snel is overgeschakeld naar Microsoft Teams als dé nieuwe manier van samenwerken. Een groot pluspunt voor vele organisaties is dat meer dan honderd mensen tegelijkertijd kunnen aanhaken bij een Teams-sessie. Daarnaast levert het volgens verschillende partijen een efficiëntievoordeel op: lange vergaderingen van één uur worden teruggebracht naar een half uur, of zelfs nog korter om niet alle meetings aansluitend te plannen.

Mensen bereiden zich beter voor en komen sneller to the point.

Waar mogelijk, wordt thuisgewerkt. Maar mensen die dagelijks manuele handelingen verrichten, blijven uiteraard welkom op de werkvloer – onder voorwaarde van strikte regels. Verschillende partijen deelden dezelfde mening: die werkvloer maakt nú al een shift door. Ze spreken over een ‘ontmoetingsplaats’ waar mensen niet alleen aan collaboratie doen, maar waar kruisbestuiving een even belangrijk element blijkt te zijn. Ook medewerkers met een minder gunstige thuiswerksituatie kunnen bij veel bedrijven nog steeds naar kantoor komen om in alle stilte en rust aan de slag te gaan. En als het gaat om vertrouwelijke en inhoudelijk gevoelige sessies zoeken managers van sommige bedrijven elkaar toch liever fysiek op.

Employee wellbeing
Hoewel de meeste noten positief klonken, merken een aantal organisaties ook dat medewerkers uitgeput raken van een volledige dag achter een scherm. Zij zetten extra in op vitaliteit om hun medewerkers te ondersteunen. Dit was een volgend punt tijdens de rondetafel: hoe zit het met ‘employee wellbeing’ en hoe organiseert men de onderlinge betrokkenheid tussen medewerkers?

Het belangrijkste punt dat hier naar voren kwam, is dat medewerkers de vrijheid moeten krijgen om elkaar – rekening houdend met de richtlijnen – fysiek op te zoeken. Een aantal bedrijven gaf aan één-op-één gesprekken te voeren tijdens bijvoorbeeld een boswandeling in de buurt van de medewerker. Anderen initiëren lunchwandelingen of zetten zelfs een wandel challenge op.

Het nemen van genoeg pauzes staat hoog op de agenda, bleek tijdens de sessie. Zo moedigt een organisatie dit aan door medewerkers het recht te geven om niet deel te nemen aan een meeting wanneer deze tijdens de lunchpauze valt. Andere organisaties plannen dan weer virtuele koffiepauzes in met een willekeurige collega of zetten een pubquiz op om elkaar op een informele manier te leren kennen. Zo wordt ook de betrokkenheid vergroot.

Iedere organisatie op zijn eigen manier
De ene organisatie heeft de deuren van het kantoor volledig dichtgegooid, terwijl de andere aangeeft dat volledig thuiswerken niet wenselijk is. Zowel voor werkzaamheden die niet mee naar huis kunnen, als voor mensen die nood hebben aan een sociale werkomgeving. Hierbij werden internationals en starters als voorbeeld gegeven, dit zijn vaak jonge mensen die dan dagelijks op hun kamer(tje) werken, eten en slapen.

In de toekomst willen veel bedrijven hun medewerkers de ruimte geven om deels zelf te kiezen of ze op kantoor werken of vanuit huis. Verschillende modellen zijn besproken. Van ongeveer 50%-50% tot de inhoud van het werk laten bepalen of we naar kantoor gaan. Ook werd de ‘40%-40%-20%’ formule gedeeld, waarbij de laatste 20% aan de medewerker zelf is om in te vullen waar hij/zij wil werken. Om dit praktisch te organiseren werden er planner apps genoemd, waarmee werknemers makkelijk een plekje reserveren maar ook met collega’s kunnen afstemmen waar ze nauw mee samenwerken.

De toekomst

De crisis heeft bedrijfsculturen massaal veranderd, waarbij hybride samenwerken sterk naar boven is gekomen. Voor de ene organisatie werkt dit al beter dan de ander, in veel gevallen bleek met name het vergaderen op kantoor met de thuiswerkers nog wel een uitdaging.

Belangrijk hierbij is één level playing field creëren, waarbij iedereen die op kantoor aanwezig is, werkt op een eigen device.

Kantoorruimtes zullen er volgens de meeste deelnemers anders gaan uitzien: de nadruk komt te liggen op samenwerken en samenzijn, terwijl anderen hun medewerkers ook de mogelijkheid willen bieden om te kiezen voor stiltewerk. De ‘kleinere ontmoetingsruimtes’ worden dan voorzien van alle daarvoor benodigde technologie. Naar kantoor gaan wordt binnen een aantal organisaties geen verplichting meer.

Één ding is zeker: of medewerkers nu verkiezen om thuis te werken of op kantoor, de techniek moet op orde zijn. Denk maar aan de onbeveiligde WIFI netwerken van de lokale koffiebars. Hier komt regelgeving en beleid aan te pas, spelregels en afspraken. Op die manier kunnen bedrijven voorzichtig beginnen met nadenken over hoe ze terug gaan opschalen: autonomer en veiliger.

Theo Wakkermans van Fujitsu Nederland nodigde de participanten van deze rondetafel (en natuurlijk ook andere relaties) uit om in de zomer van 2021 in Fujitsu’s nieuwe clubhuis in de Meern te komen kijken, mits de richtlijnen van het RIVM dit toestaan uiteraard.

Meer weten?

Neem contact op met Theo Wakkermans (theo.wakkermans@fujitsu.com) of met Dylan Pricken (dylan.pricken@fujitsu.com) voor financiële organisaties. Of kijk voor meer informatie op www.fujitsu.com/nl/worklifeshift.

Door deze site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring te bieden. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen. Wij gebruiken cookies van Google Analytics om het bezoekersgedrag te analyseren teneinde de gebruikerservaring te verbeteren. Deze gegevens zijn niet naar u persoonlijk te herleiden.

Sluiten