21 August 2013   | 0
Outsourcing

Waardefocus aanbrengen in aanbestedingsrelaties

Waardefocus aanbrengen in aanbestedingsrelaties

In aanbestedingstrajecten wordt er veel te weinig tijd gemaakt om elkaar echt te leren kennen…

Na enkele decennia ervaring op het gebied van outsourcing, heeft het aanbesteden inmiddels een volwassen karakter gekregen. Bedrijven hebben vaak al meerdere outsourcingpartners gehad en literatuur over dit onderwerp is volop beschikbaar. Toch blijken nog steeds veel bedrijven te worstelen met hun aanbestedingen. “Onvoldoende tijd en het ontbreken van een constructieve dialoog zijn daar vaak de veroorzaker van”, zo stelt Menno van Leeuwen, salesmanager en outsource-specialist bij Fujitsu.

Wat gaat er mis?

Ondanks alle ‘lessons learned’ zijn aanbestedingstrajecten helaas vaak nog erg prijsgedreven en nemen beide partijen te weinig tijd om elkaar goed te leren kennen. Een tweede punt is dat vaak de voor een goede outsourcing essentiele basisgegevens (CMDB, etc.) slechts gedeeltelijk aanwezig zijn. Ook is het populair om de ‘standaard dienstverlening’ van een leverancier uit te vragen om die vervolgens op prijs te vergelijken met de standaard van de concurrent, hetgeen per definitie niet mogelijk is.

Van Leeuwen: “Het is vergelijkbaar met het kopen van een auto. Elk merk legt de accenten anders, hoewel ze in hoofdlijnen met bepaalde specificaties in hetzelfde marktsegment concurreren. Het heeft echter geen zin om de onderdelen van een Audi op prijs te vergelijken met de onderdelen van een BMW.”

Sommige opdrachtgevers zien de mensen in de bid teams als commercieel gedreven opportunisten. Maar het zijn gewoon vakmensen die graag meedenken over een oplossing en het beste voor hebben met de klant. Als zij niet de kans krijgen om die meerwaarde te tonen werkt dat aan beide kanten onbevredigend. Zowel klant als leverancier moeten werken aan meer vertrouwen en daar de tijd voor nemen.

Garbage in, garbage out

Te weinig voorinformatie leidt tot verkeerde aannames en onvoldoende focus op een culturele ‘fit’ leidt tot een slechte samenwerking. Extra tijd nemen in de aanbestedingsfase zal zich ruimschoots terugbetalen gedurende de looptijd van het contract.

Hoe kan de kans op een succesvolle outsourcing verhoogd worden?

  • Maak snel een beslissing voor een shortlist van vendoren en neem vervolgens de tijd voor een verdiepingsslag met deze partijen.
  • Creëer zoveel mogelijk interactiemomenten en maak intensief gebruik van referentiebezoeken.
  • Deel zoveel mogelijk informatie met de vendoren en geef aan wat je te besteden hebt.
  • Laat een partij aangeven wat zij voor een bepaalde prijs kunnen bieden en welke extra’s mogelijk zijn.
  • Ga niet voor de goedkoopste prijs, maar de juiste prijs.

Al deze aspecten lijken samen te komen in een nieuwe inkooptechniek genaamd Best Value Procurement. Voorheen ook wel een beauty contest genoemd. Fujitsu verwelkomt deze trend waarbij kwaliteit de overhand heeft. Je zou je af kunnen vragen waarom dit ‘nieuw’ is en niet al jaren de defacto standaard.

Van Leeuwen: ”Terugkomend op de analogie met de aankoop van een auto. Bepaal waar een auto aan moet voldoen en communiceer dit samen met het beschikbare budget richting een select aantal dealerbedrijven. Lees de reviews, praat met het servicepersoneel en vraag bestaande klanten naar hun mening over de dienstverlening. Vervolgens maak je een proefrit en vergelijk je een aantal brochures, offertes en optielijsten. Maar uiteindelijk maak je een keuze op je gevoel, niet omdat het navigatiesysteem van de Audi 13% goedkoper was dan die bij BMW. Je moet er immers toch ook jaren met plezier in rijden?”

Door deze site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring te bieden. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen. Wij gebruiken cookies van Google Analytics om het bezoekersgedrag te analyseren teneinde de gebruikerservaring te verbeteren. Deze gegevens zijn niet naar u persoonlijk te herleiden.

Sluiten