04 April 2013   | 0
Innovatie

Microsoft Office 365 – Overstappen of niet?

Microsoft Office 365 – Overstappen of niet?

Veel bedrijven overwegen een overstap naar Office 365. Waar moet u rekening mee houden?

Bedrijven die het overstappen naar Office 365 overwegen doen er goed aan om allereerst de kosten te bepalen van de eigen exploitatie die zij momenteel hebben. Denk hierbij aan kosten van beheer en hosting, maar ook aan kosten van de benodigde Office, Exchange, SharePoint en Lync licenties. Een overstap naar Office 365 kan hierin besparingen opleveren, maar voor een goede vergelijking is het belangrijk om ook de mogelijke additionele kosten inzichtelijk te maken: werken in cloud vraagt een grotere capaciteit van de internetverbinding en het verhuizen naar Office 365 brengt kosten met zich mee voor de migratie plus eventuele conversie van data en de Single Sign-On beveiligingsintegratie met het bedrijfsnetwerk. Inspanning en kosten voor bijvoorbeeld service integratie, service management en service desk vormen geen onderdeel van de Office 365 dienstverlening. Naast de genoemde kosten moeten bedrijven zich ook realiseren dat er een kostenpost opgenomen moet worden voor het opleiden van gebruikers en het doorvoeren van aanpassingen op werkplekken of applicaties die zijn gekoppeld aan Office of e-mail. Daarnaast biedt Microsoft momenteel één versie aan van bijvoorbeeld haar Office toepassingen, en is het onduidelijk op welke wijze in de toekomst wordt omgegaan met nieuwe versies. Worden bedrijven uiteindelijk geforceerd tot een overstap, wordt het mogelijk om gefaseerd over te gaan, welke kosten hangen samen met de upgrade, et cetera.

Tenslotte kan het maandelijkse per-gebruiker afrekenmodel hogere licentie- en aanpassingskosten met zich meebrengen dan het geval is bij reguliere aanschaf van software, of door een Office versies over te slaan.

Beperkingen van Office 365 om rekening mee te houden

Office 365 kent een aantal beperkingen die afhankelijk van de bedrijfssituatie kunnen leiden tot hogere kosten in vergelijking met eigen exploitatie, of die zelfs het gebruik van de Office 365 cloudoplossing onmogelijk maken. Omdat de Office 365 oplossing gebaseerd is op een zogenaamde multi-tenant cloud, die dus door vele bedrijven en gebruikers tegelijkertijd wordt benaderd en gebruikt, zijn er wat aandachtpunten en beperkingen. Privacy richtlijnen, eisen aan de locatie en wijze van opslag, verplichtingen ten aanzien van back-up en archivering kunnen een overstap naar Office 365 onmogelijk maken.

Ook integratie van Exchange, SharePoint, Lync en Office met andere applicaties en systemen binnen het bedrijf zijn een belangrijk aandachtspunt: zijn aanpassingen mogelijk en welke kosten brengen die met zich mee? Hetzelfde geldt mogelijk voor gebruik van Office plug-ins, SharePoint uitbreidingen en archiveringsoplossingen. Naast aspecten als beperkingen en kosten is er nog een aantal aanvullende vragen die men zich zou moeten stellen. Voorbeelden hiervan zijn: willen we de dienstverlening wel uitbesteden, past Office 365 bij onze organisatie of manier van (samen)werken, en wat gebeurt er als ik bijvoorbeeld facturen niet op tijd betaal, hoe zit het dan met beschikbaarheid van mijn documenten?

Voordelen van Office 365

Office 365 kent verschillende abonnementsvarianten; zo is er een speciale variant voor thuisgebruik en zijn er verschillende varianten voor bedrijven met aangepaste prijzen voor onderwijs en overheid. Het afrekenmodel is per gebruiker per maand.
De zakelijke abonnementen bieden verschillende combinaties van Exchange-gebaseerde e-mail hosting, website hosting, gebruik van Office toepassingen (web-versie en eventueel ook desktop versies), tools om samen te werken (Lync, web conferenties, SharePoint sites), Single Sign-On integratie met het bedrijfsnetwerk, en zelfs ondersteuning van voicemail.

Omdat Office 365 een cloud-gebaseerde oplossing is die gebruik maakt van het grote aantal klanten en de expertise van Microsoft, biedt Office 365 hoge beschikbaarheid en stabiliteit bij lage operationele kosten voor hosting en beheer. Ook op het gebied van beveiliging is het gebruik van cloud eerder een voordeel dan een nadeel: bedrijven als Microsoft, Google en Amazon verrichten grote inspanningen om beveiliging op het allerhoogste niveau te brengen en te houden. Daarbij kunnen de gemaakte kosten worden verdeeld over een zeer groot aantal gebruikers.

Conclusie

Al met al is het voor bedrijven belangrijk om verder te kijken dan alleen de buzz rond Office 365 en de reductie van kosten door het overstappen naar cloud-gebaseerde oplossingen. Door een goede inventarisatie van de voor- en nadelen, mogelijkheden en beperkingen, alsmede een zuivere vergelijking van alle kosten zou u tot een heel andere conclusie kunnen komen dan u vooraf had gedacht.

Door deze site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring te bieden. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen. Wij gebruiken cookies van Google Analytics om het bezoekersgedrag te analyseren teneinde de gebruikerservaring te verbeteren. Deze gegevens zijn niet naar u persoonlijk te herleiden.

Sluiten