03 September 2015   | 0
Geen categorie

Duitsers digitaliseren miljoenen dossiers

Duitsers digitaliseren miljoenen dossiers

De werk- en pensioengegevens van Duitsers in de regio Berlijn-Brandenburg namen een volledige etage in beslag. Met Fujitsu werd longtime archiving geïmplementeerd.

Eén van de belangrijkste pijlers onder het Duitse socialezekerheidsstelsel is de ‘Deutsche Rentenversicherung’. Deze verzekering voorziet Duitsers van een pensioen op hun oude dag, maar ondersteunt hen ook tijdens hun werkende leven. Leden kunnen gebruikmaken van (medische) re-integratietrajecten en trainingen. De Deutsche Rentenversicherung in de regio Berlijn-Brandenburg is een organisatie bestaande uit ruim tweeduizend medewerkers die werken voor 1,9 miljoen verzekerden, waaronder 767.000 gepensioneerden. Het levert diensten vanuit 25 kantoren, met een budget van 8,4 miljard euro.

De uitdaging

Documenten van verzekerden werden altijd bewaard in fysieke dossiers in archieven. Deze archieven namen een volledige verdieping in beslag van het hoofdkantoor in Frankfurt an der Oder. Een gemiddeld dossier in het archief van de organisatie bestaat uit zo’n tweehonderd pagina’s, waaronder persoonsdocumenten, kopieën en aanvullende informatie. Wanneer iemand een document opvroeg, duurde het in de oude situatie tot wel vijf dagen voordat het document (via de post) werd ontvangen. Een digitale oplossing was wenselijk, vanuit efficiency-overwegingen maar ook vanwege de veiligheid en het milieu. Dit digitale archief moest honderden miljoenen documenten opslaan en toegankelijk maken.

De oplossing

Met twee Fujitsu ETERNUS CS8000-opslagsystemen werd een betrouwbare oplossing gevonden voor het digitaliseren van de archieven. Een van deze machines staat nu in Frankfurt an der Oder, een andere in Berlijn. Fujitsu, dat de hardware en software levert, verzorgt de integratie van de oplossing in de bestaande archiefomgeving. Het ziet daarbij ook toe op datamigratie en is verantwoordelijk voor het onderhoud van het nieuwe archiefsysteem.

Het voordeel

De Deutsche Rentenversicherung heeft nu een betrouwbaar, gecertificeerd (door KPMG AG) en efficiënt archiveringssysteem tot haar beschikking, dat door zijn modulaire opbouw ook schaalbaar is en heel snel uit te breiden naar een grotere opslagcapaciteit, mocht dit nodig zijn. De ETERNUS CS8000 doet dienst als virtualisatielaag tussen de archiveringssoftware en fysiek opgeslagen dossiers en maakt automatisch duplicaten van elektronische documenten tussen de twee ETERNUS-locaties. Ook voorziet het systeem in regelmatige back-ups met gebruik van bewezen back-uptechnologie die eenvoudig in beheer is, veilig en kostenefficiënt. Hierdoor is de organisatie niet alleen een stuk efficiënter gaan werken, maar is ook het gewenste beveiligingsniveau bereikt dat nodig is voor het beschermen van gevoelige persoonsgegevens.

Door deze site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring te bieden. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen. Wij gebruiken cookies van Google Analytics om het bezoekersgedrag te analyseren teneinde de gebruikerservaring te verbeteren. Deze gegevens zijn niet naar u persoonlijk te herleiden.

Sluiten