20 October 2021   | 0
Adoption & Change

Change zonder hoofdsponsor is als een schip zonder kapitein

Change zonder hoofdsponsor is als een schip zonder kapitein

‘De kapitein verlaat als laatste het schip’ is een bekende uitspraak. Maar een goede kapitein is ook vroegtijdig aan boord en heeft tijdens de reis een belangrijke rol. Zouden passagiers vol vertrouwen aan boord gaan als de kapitein niet aan boord is? Of wat doet het met het moraal van de bemanning als de kapitein tijdens de reis in zijn hut blijft? Helaas zien we dit bij verandertrajecten niet zelden gebeuren: het project gaat van start, maar een hoofdsponsor – de kapitein – ontbreekt.

Belang van de hoofdsponsor

Bij (IT-) verandertrajecten speelt de hoofdsponsor een cruciale rol. Sterker nog: de wijze waarop deze rol wordt ingevuld is de belangrijkste factor voor het succes en behalen van de veranderdoelstellingen. Uit onderzoek van Prosci bleek dat 73 procent van de ondervraagden met een betrokken sponsor aangaf dat de doelstellingen van het project waren gehaald. Dit in tegenstelling tot de groep zonder betrokken sponsor: hier was dit slechts 29 procent!

Meer en sneller succes

Eigenlijk best verklaarbaar, want net als bij een schip kan een verandertraject niet zonder kapitein. Ook al heeft het projectteam bijvoorbeeld MS Teams technisch goed geimplementeerd en heeft  het adoptieteam de gebruikers meegenomen in de verandering; zonder hoofdsponsor zal de verandering minder succesvol zijn. Het duurt langer en kost meer moeite om de voordelen te realiseren en grote kans dat een deel van de medewerkers pas mee gaat in de verandering nadat ze dit van de hoofdsponsor hebben gehoord. Maar wie moet de hoofdsponsor zijn? En over welke kwaliteiten moet de hoofdsponsor beschikken? 

Wie-o-wie wordt de kapitein?

Vaak wordt de opdrachtgever van de verandering ook de hoofdsponsor. Of dit de beste persoon is, is afhankelijk van de omvang van de verandering en de kwaliteiten van de beoogde hoofdsponsor. De omvang van de verandering en het ermee gemoeide risico is bepalend op welk niveau de rol van hoofdsponsor wordt ingevuld. Zo volstaat bijvoorbeeld een senior of mid-level manager als sponsor bij een software-update voor een kleine groep gebruikers, terwijl het hybride werken de gehele organisatie raakt en een hoofdsponsor op het hoogste niveau vraagt. De kapitein van een groot cruiseschip is immers ook van een ander kaliber dan die van een zeilbootje. Maar niet iedere manager past de kapiteinspet.

De ABC kwaliteiten van een hoofdsponsor

De hoofdsponsor draagt bij aan succesvolle veranderingsresultaten door Actief en zichtbaar deel te nemen aan het hele project, te Bouwen aan een coalitie van sponsors en te Communiceren over de verandering om deze te promoten en te steunen. Dit noemen we het sponsor ABC. 

A van Actief en zichtbaar

Een goede hoofdsponsor is en blijft actief betrokken gedurende het gehele traject en kan dus niet verdwijnen na de kick-off. De actieve betrokkenheid wordt ook in het eerder genoemde onderzoek van Prosci benadrukt. Een goede sponsor is op diverse vlakken actief – van het verdedigen van de verandering en het toewijzen van de nodige financiering tot het deelnemen aan veranderingsactiviteiten en het ondersteunen van het team. Hij of zij is ook beschikbaar om gesprekken met medewerkers te voeren.  

B van Bouwen aan een coalitie van sponsors

Een verandering heeft draagkracht nodig. De hoofdsponsor moet het voortouw nemen bij het opbouwen en onderhouden van een sponsorcoalitie. Daarom zorgt een goede hoofdsponsor voor belangrijke managers en andere belanghebbende die de verandering te steunen en de boodschap verder uit kunnen dragen. Een goede sponsorcoalitie is vooral belangrijk bij grote, organisatiebrede veranderingen. 

C van Communicatie

De hoofdsponsor is met name in het begin van de verandering – in de bewustwordingsfase – dé afzender van berichten over de zakelijke redenen van de verandering. Medewerkers die geraakt worden door de verandering willen van hun leider(s) horen waarom de verandering nodig is en wat er gebeurt als de verandering niet wordt doorgezet.  Het is dan ook belangrijk dat de hoofdsponsor dit goed kan overbrengen.  

F van Fujitsu

Bovenstaande is bepalend voor het succes van elke veranderingsinspanning, maar helaas wordt het niet altijd even effectief ingevuld. Vooral het opbouwen van een coalitie van sponsors blijft vaak achterwege, terwijl juist daar de grootste winst kan worden behaald. Het wordt als tijdrovend of lastig gezien. Of men is zich niet bewust van het positieve effect op de verandering. Herkenbaar? Fujitsu kan hierbij helpen. Samen zorgen we voor een goede sponsorcoalitie – neem contact met ons op. 

Meer weten?

Op www.fujitsu.com/nl/adoption-change vind je nog veel meer blogs en video’s én kun je een workshop boeken als je met jouw team antwoord wilt vinden op cruciale vragen voor het slagen van verandertrajecten. Neem snel een kijkje of boek direct de workshop!

Auteur: Margriet Spek, Adoption & Change consultant bij Fujitsu (let’s connect)

Door deze site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring te bieden. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen. Wij gebruiken cookies van Google Analytics om het bezoekersgedrag te analyseren teneinde de gebruikerservaring te verbeteren. Deze gegevens zijn niet naar u persoonlijk te herleiden.

Sluiten